Procédure d’obtention et de validation d’une convention de stage

Afin de permettre le traitement et la validation de votre convention de stage dans les meilleurs délais, merci de respecter scrupuleusement les étapes ci-dessous.

Toute demande déposée hors délai ne pourra garantir une validation à la date souhaitée.

Étape 1 – Compléter la fiche de liaison

Téléchargez et complétez la fiche de liaison avec l’aide de votre organisme d’accueil.

Vérifiez l’exactitude de l’ensemble des informations avant toute création de convention sur E-stage

Avant de poursuivre, assurez-vous que :

• un enseignant de votre formation a accepté d’être votre référent pédagogique ;
• la fiche de liaison lui a été transmise pour validation (nom de l’organisme, dates, missions, etc.).

Étape 2 – Création de la convention et transmission de l’attestation d’assurance

Créez votre convention de stage directement sur E-stage.

Transmettez ensuite votre attestation d’assurance responsabilité civile à l’adresse suivante :
emplois-stages-droit@u-pec.fr

L’attestation doit impérativement :

• être établie à votre nom ;
• être valide pour l’année universitaire en cours ;
• couvrir les stages en milieu professionnel.

Aucune convention ne pourra être éditée sans réception préalable de ce document.

Délais à respecter

• 20 jours ouvrés minimum avant le début du stage ;
• 1 mois minimum pour un stage à l’étranger.

Pour les stages à l’étranger, une assurance rapatriement est également obligatoire. Merci de contacter le service des stages pour connaître la procédure spécifique.
 

Vérification et validation de la convention

Après réception de l’attestation et contrôle de conformité, le service des stages vous transmettra la convention au format PDF.

Étape 3 – Signature et retour de la convention

La convention doit être retournée signée au service des stages, au minimum une semaine avant le début du stage, par :

• l’étudiant ;
• l’enseignant référent ;
• l’organisme d’accueil (responsable et tuteur de stage).

Le cachet de l’organisme d’accueil est obligatoire. À défaut, un extrait Kbis devra être joint.

La convention n’est validée qu’après signature de l’ensemble des parties.

Une fois validée, elle est transmise à l’étudiant, à l’enseignant référent et à l’organisme d’accueil.
 

Modification de la convention (avenant)

Toute modification (prolongation, interruption, changement de dates, etc.) doit faire l’objet d’un avenant directement sur E-stage, selon le même circuit de validation.

Procédure :

• se connecter à la convention sur E-stage ;
• créer un avenant ;
• informer le service des stages.

Rappels importants

• Aucun stage ne peut débuter sans convention signée par toutes les parties ;
• Le respect des délais est impératif ;
• Toute convention incomplète ou transmise après le début du stage ne pourra pas être validée ;
• La date de fin ne peut dépasser le 30 septembre (ou 31 octobre pour les LP, M2 et DEUST) ;
• La durée maximale est de 6 mois, ce qui équivaut à 924 heures qui doivent être effectuées dans le même établissement.

Liens utiles :